1. Préambule

La présente politique a pour objet d'informer les utilisateurs du site, du logiciel et de l'application mobile NeoCompta (ci-après ensemble le « Service ») des conditions dans lesquelles Neodev SARL, en sa qualité de responsable de traitement, collecte et traite leurs données à caractère personnel dans le cadre des services que Neodev SARL propose.

Neodev SARL s'engage à respecter la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, ainsi que le Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) tel qu'étendu à la Nouvelle-Calédonie par l'ordonnance n° 2018-1125 du 12 décembre 2018 (applicable depuis le 1^er juin 2019) et précisé par le décret n° 2019-536 du 29 mai 2019.

2. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données collectées sur le Service est :

• Raison sociale : Neodev (SARL)
• RIDET : 1 592 591.001
• Siège social : Lot Poadjare 9B, 98860, Koné
• Adresse postale : BP1393, 98859, Koné
• Représentant légal : Heulot Jonathan, Gérant
• Contact : contact@neodev.nc

Neodev SARL n'a pas désigné de Délégué à la Protection des Données (DPO) au sens de l'article 37 du RGPD. Pour toute question relative à la protection de vos données personnelles, vous pouvez contacter directement le responsable de traitement à l'adresse contact@neodev.nc.

3. Données collectées

Dans le cadre de l'utilisation du Service, Neodev SARL est susceptible de collecter et de traiter les catégories de données suivantes :

• Données d'identification : nom, prénom, civilité, fonction ;
• Coordonnées professionnelles : adresse postale, adresse électronique, numéros de téléphone ;
• Données relatives à l'entreprise : raison sociale, RIDET, forme juridique, adresses, logo, ainsi que ses coordonnées bancaires (IBAN, BIC, RIB) lorsque l'utilisateur choisit de les faire figurer sur ses documents ;
• Données de connexion et d'utilisation : identifiants, horodatages, adresses IP, journaux techniques ;
• Données comptables et de facturation saisies dans le Service par l'utilisateur, y compris les justificatifs qu'il importe (photos et documents PDF de reçus ou de factures) et les informations qui en sont extraites par lecture automatique ;
• Données de diagnostic de l'application mobile (cf. § 3.1) ;
• Données nécessaires au paiement de l'abonnement, traitées exclusivement par le prestataire de services de paiement (cf. § 7).

3.1 Application mobile

L'application mobile NeoCompta donne lieu aux traitements particuliers suivants :

• Appareil photo, photos et documents : l'application demande l'accès à l'appareil photo uniquement pour photographier un justificatif. Elle n'a aucun accès général aux photos ou aux fichiers du téléphone : l'utilisateur choisit lui-même, au moyen du sélecteur du système, la photo ou le document PDF à importer. Un justificatif n'est transmis au Service qu'à l'initiative de l'utilisateur ; les photos sont redimensionnées et leurs métadonnées (EXIF, dont l'éventuelle position géographique) supprimées avant l'envoi ;
• Lecture automatique des justificatifs : les justificatifs importés, depuis l'application comme depuis le site, sont transmis à un prestataire de lecture automatique (cf. § 8), qui en extrait les informations utiles à la saisie (date, montant, TGC, enseigne…). Seul le fichier lui est transmis, sans aucun identifiant de l'utilisateur ou de l'Entreprise ;
• Empreinte digitale : la connexion par empreinte digitale (ou par tout autre moyen biométrique du téléphone) est facultative. La reconnaissance est entièrement réalisée par le système Android : Neodev n'a accès à aucune donnée biométrique, qui ne quitte jamais le téléphone. L'empreinte sert uniquement à déverrouiller, sur le téléphone, la clé de session conservée dans le stockage sécurisé d'Android ;
• Données conservées sur le téléphone : pour fonctionner, y compris sans connexion, l'application conserve sur le téléphone les éléments de session (dans le stockage sécurisé d'Android), une copie du tableau de bord, des dernières transactions et du profil, ainsi que les justificatifs photographiés hors connexion en attente d'envoi. Ces données sont effacées à la déconnexion, à l'exception de la dernière adresse e-mail saisie, du choix d'activer l'empreinte et du journal d'erreurs en attente d'envoi ; elles sont toutes supprimées à la désinstallation de l'application et sont exclues des sauvegardes automatiques du téléphone ;
• Journal d'erreurs : lorsqu'une anomalie survient, l'application enregistre un rapport technique comprenant la date, l'écran ou l'opération concernés, la nature et le détail technique de l'erreur, la version de l'application ainsi que le fabricant, le modèle et la version du système du téléphone. Ce rapport ne comprend ni le contenu des saisies, ni les montants ; les mots de passe et éléments de connexion sont masqués avant tout enregistrement. Il est transmis à Neodev avec l'adresse IP de connexion et, lorsqu'il est envoyé au cours d'une session ouverte, rattaché au compte de l'utilisateur (identifiant, adresse e-mail, nom). Il sert exclusivement à détecter et à corriger les anomalies de l'application, et il est conservé 12 mois au maximum (cf. § 6) ;
• Absence de mesure d'audience : l'application ne contient aucun outil de mesure d'audience ni de publicité, et n'utilise aucun identifiant publicitaire. Elle ne communique qu'avec les serveurs du Service.

4. Finalités et bases légales

Les données personnelles sont traitées pour les finalités suivantes, sur les bases légales indiquées :

• Création et gestion du compte utilisateur — exécution du contrat ;
• Fourniture, exploitation et amélioration du Service — exécution du contrat ;
• Lecture automatique des justificatifs importés par l'utilisateur — exécution du contrat ;
• Détection et correction des anomalies de l'application mobile (journal d'erreurs) — intérêt légitime ;
• Facturation et gestion des abonnements — exécution du contrat et obligation légale ;
• Réponse aux demandes d'assistance et de contact — intérêt légitime ;
• Mesure d'audience et amélioration de la qualité du Service — consentement ;
• Respect des obligations légales et réglementaires applicables — obligation légale ;
• Sécurité du Service et prévention de la fraude — intérêt légitime.

5. Caractère obligatoire ou facultatif du recueil des données

Certaines données sont obligatoires pour accéder au Service : leur absence empêche la création du compte ou l'utilisation des fonctionnalités concernées. D'autres sont facultatives et leur non-fourniture n'a aucune incidence sur l'accès au Service.

• Données obligatoires : adresse e-mail, nom, prénom — nécessaires à la création du compte et à l'exécution du contrat d'abonnement.
• Données de paiement de l'abonnement : données du moyen de paiement — obligatoires pour souscrire à un abonnement payant ; non collectées directement par Neodev SARL mais par le prestataire de paiement.
• Données facultatives : numéros de téléphone, informations relatives à l'entreprise (raison sociale, RIDET, adresses, logo, coordonnées bancaires de l'entreprise…), justificatifs importés — leur fourniture n'est pas requise pour créer le compte. Certaines informations relatives à l'entreprise sont toutefois nécessaires pour qu'elles figurent sur les documents établis au moyen du Service (devis, factures).

Les champs obligatoires sont identifiés lors de leur saisie. L'absence de fourniture des données obligatoires a pour conséquence l'impossibilité de créer un compte ou d'accéder à la fonctionnalité concernée.

6. Durées de conservation

Les données personnelles sont conservées pendant la durée strictement nécessaire aux finalités poursuivies :

• Données de compte : pendant toute la durée de la relation contractuelle ;
• Données comptables et de facturation, y compris les justificatifs importés : 6 mois à compter de la résiliation du service, conformément à l'article 6.3 des conditions générales d'utilisation ;
• Journaux techniques et données de connexion : 12 mois maximum ;
• Données conservées sur le téléphone par l'application mobile : jusqu'à la déconnexion ou à la désinstallation de l'application, dans les conditions précisées au § 3.1 ;
• Données issues de demandes de contact : 3 ans à compter du dernier échange ;
• Cookies : selon la durée précisée lors du recueil du consentement, et au maximum 13 mois.

7. Destinataires des données et confidentialité

Neodev a conscience du caractère sensible des données comptables, financières et commerciales que ses Utilisateurs sont amenés à saisir dans le cadre de l'utilisation du Service (factures, transactions bancaires, chiffre d'affaires, informations clients, etc.), et s'engage à en assurer la confidentialité la plus stricte.

7.1 Accès restreint aux données

Aucune personne, physique ou morale, extérieure à Neodev n'a accès aux données de l'Entreprise, à l'exception des seuls cas prévus au présent article.

En interne, l'accès à ces données est strictement limité au personnel technique de Neodev dont l'intervention est indispensable au bon fonctionnement du Service, notamment pour assurer la maintenance de l'infrastructure, le support technique en cas d'incident, ou la résolution d'une anomalie signalée par l'Utilisateur. Cet accès est encadré par des obligations de confidentialité renforcées et n'est jamais utilisé à d'autres fins que celles nécessaires à la fourniture et à la maintenance du Service.

En aucun cas les données de l'Entreprise ne sont consultées à des fins commerciales, statistiques nominatives, ou communiquées à des tiers, hors les cas strictement énumérés au 7.2 ci-dessous.

7.2 Sous-traitants techniques

Les données peuvent être transmises à des sous-traitants techniques intervenant pour le compte de Neodev et sur ses seules instructions, dans la stricte mesure nécessaire à la fourniture du Service, à savoir : l'hébergement de l'infrastructure et des données, le traitement des paiements liés aux abonnements, la lecture automatique des justificatifs importés par l'utilisateur, et l'envoi des e-mails transactionnels (factures, devis, notifications). Ces sous-traitants sont contractuellement tenus à des obligations de sécurité et de confidentialité au moins équivalentes à celles applicables à Neodev, et n'ont accès qu'aux données strictement nécessaires à l'exécution de leur prestation. Neodev demeure responsable du respect, par ses sous-traitants, de ces obligations.

En cas de changement de sous-traitant ou de recours à un nouveau sous-traitant technique impliquant le traitement des données de l'Entreprise, Neodev en informe l'Utilisateur au préalable, par voie de notification au sein du Service ou par courrier électronique, dans un délai raisonnable lui permettant, le cas échéant, de formuler des observations. Cette information n'est pas requise en cas de simple modification technique sans incidence sur la nature des traitements effectués ou sur le niveau de garantie offert à l'Entreprise.

7.3 Sécurité et chiffrement des données sensibles

Les données sensibles de l'Utilisateur, notamment les mots de passe, ne sont jamais stockées en clair par Neodev : elles font l'objet d'un chiffrement (hachage cryptographique) empêchant toute lecture ou reconstitution, y compris par le personnel de Neodev. L'accès au compte de l'Utilisateur peut en outre être renforcé par l'activation de l'authentification à deux facteurs (2FA), mise à la disposition de l'Utilisateur au sein du Service.

Neodev met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles raisonnables et proportionnées, conformes à l'état de l'art, afin de protéger l'ensemble des données de l'Entreprise contre tout accès non autorisé, altération, perte ou divulgation.

7.4 Absence de cession commerciale

Aucune donnée personnelle ou donnée de l'Entreprise n'est revendue, louée, ou cédée à des tiers à des fins commerciales.

8. Sous-traitants et transferts hors de l'Union européenne

Pour assurer le fonctionnement du Service, Neodev s'appuie sur des sous-traitants, situés en dehors de l'Union européenne, ayant accès, le cas échéant, à certaines données personnelles :

• Hébergement de l'infrastructure : Up Time Web Hosting Pty Ltd, serveurs situés à Sydney (Australie) ;
• Services de paiement : CSB (Calédonienne de Solutions Business), pour le traitement des opérations bancaires liées aux abonnements.

Lorsque des données sont transférées en dehors de la Nouvelle-Calédonie (hors métropole et États membres de l'Union européenne), Neodev s'assure que le transfert est encadré par des garanties appropriées au sens du RGPD (décision d'adéquation, clauses contractuelles types ou tout autre mécanisme reconnu).

Il est précisé qu'un transfert de données entre la Nouvelle-Calédonie et tout autre territoire de l'Union européenne, y compris la France métropolitaine, ne constitue pas un transfert de données hors de l'Union européenne au sens du présent article.

9. Sécurité

Neodev met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour préserver la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des données personnelles et des données de l'Entreprise, et notamment :

• Chiffrement des communications : l'ensemble des échanges entre le poste ou le téléphone de l'Utilisateur et les serveurs du Service transite via une connexion chiffrée (protocole TLS/SSL), empêchant l'interception ou la lecture des données lors de leur transmission ;
• Contrôle des accès : l'accès aux données de l'Entreprise est conditionné à une authentification de l'Utilisateur, pouvant être renforcée par l'activation de l'authentification à deux facteurs (2FA) mise à sa disposition ; en interne, l'accès aux données est limité au personnel de Neodev dont l'intervention est nécessaire à la fourniture du Service, dans les conditions prévues à l'article 7 ;
• Sauvegardes régulières : les données de l'Entreprise font l'objet d'une sauvegarde journalière, permettant d'assurer la disponibilité et la restauration des données en cas d'incident technique, de défaillance matérielle ou de perte de données ;
• Politique de gestion des incidents : Neodev dispose d'une procédure de détection, de traitement et de suivi des incidents de sécurité susceptibles d'affecter les données de l'Entreprise, lui permettant d'intervenir dans les meilleurs délais et, le cas échéant, d'informer les personnes concernées conformément à la réglementation applicable.

Ces mesures sont revues et adaptées par Neodev en fonction de l'évolution des risques, des technologies disponibles et de l'état de l'art en matière de sécurité des systèmes d'information.

10. Droits des personnes concernées

Conformément à la réglementation applicable, l'utilisateur dispose des droits suivants sur ses données personnelles :

• Droit d'accès, de rectification et d'effacement ;
• Droit à la limitation et à l'opposition au traitement ;
• Droit à la portabilité des données ;
• Droit de retirer son consentement à tout moment, lorsque le traitement est fondé sur celui-ci ;
• Droit de définir des directives relatives au sort de ses données après son décès.

Ces droits peuvent être exercés en adressant une demande, accompagnée d'un justificatif d'identité si nécessaire, à contact@neodev.nc ou par courrier à Neodev — BP1393, 98859, Koné.

Neodev dispose d'un délai de réponse maximal d'un mois à compter de la date de réception de la demande. Si la demande est incomplète, Neodev est en droit de demander des compléments : le délai est alors suspendu et court à nouveau une fois ces éléments fournis.

Suppression du compte. L'utilisateur peut demander la suppression de son compte et des données personnelles qui y sont associées : depuis le menu de l'application mobile (« Supprimer mon compte »), depuis la page Suppression de compte du site, ou par courriel à contact@neodev.nc. La demande fait l'objet d'une confirmation par courriel et est traitée dans un délai maximal de trente (30) jours. Sont supprimés le compte et ses identifiants de connexion, les nom, prénom, numéros de téléphone et informations de profil, ainsi que les accès aux entreprises. Les données comptables de l'Entreprise, les journaux techniques et les échanges avec le support sont conservés pour les durées indiquées au § 6, puis supprimés.

L'utilisateur dispose également du droit d'introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL).

11. Cookies

Le site du Service utilise des cookies strictement nécessaires à son fonctionnement ainsi que, sous réserve du consentement préalable de l'utilisateur recueilli via un bandeau lors de sa visite, des cookies déposés par Microsoft Clarity, qui mesurent l'audience et analysent l'utilisation du Service afin d'en améliorer progressivement l'ergonomie et les fonctionnalités. La gestion du consentement ainsi que les modalités relatives aux cookies sont détaillées dans les conditions générales d'utilisation. L'application mobile n'utilise ni cookies de mesure d'audience, ni Microsoft Clarity.

12. Modification de la politique

Neodev se réserve le droit de modifier la présente politique à tout moment, notamment pour tenir compte des évolutions légales, réglementaires ou techniques. Les utilisateurs seront informés, préalablement, de toute modification substantielle par tout moyen approprié (notification dans l'interface ou courriel envoyé à l'adresse mail renseignée par les utilisateurs) au moins trente (30) jours avant son entrée en vigueur.

13. Contact

Pour toute question relative à la présente politique ou à l'exercice de vos droits, vous pouvez contacter Neodev à l'adresse contact@neodev.nc.

NeoCompta — édité par Neodev SARL.